Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

Cette politique de confidentialité décrit comment EngiFlex ("nous", "notre" ou "nos") collecte, utilise et partage vos données personnelles lorsque vous visitez nos sites web, posez votre candidature, utilisez nos services ou interagissez autrement avec nous.

En tant que cabinet de conseil en project sourcing, nous traitons les données personnelles de candidats, de consultants, de clients et de visiteurs de nos sites. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation belge applicable en matière de protection des données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

EngiFlex BV
Kleine Amer 15, 2870 Puurs-Sint-Amands, Belgique
Numéro d'entreprise et de TVA : BE0792584030
E-mail : info@engiflex.be
Site web : engiflex.be

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). Les questions relatives à cette politique et les demandes d'exercice de vos droits parviennent à notre point de contact permanent via info@engiflex.be.

2. Portée de cette politique

Cette politique couvre tous les traitements dont EngiFlex est responsable :

le site engiflex.be, y compris le formulaire de contact ;
le site d'offres d'emploi jobs.engiflex.be ;
la page de candidature vers laquelle renvoient nos offres et qui est hébergée par le fournisseur de notre système de suivi des candidatures ;
nos alertes emploi et nos autres communications par e-mail avec les candidats et les clients ;
les services de recrutement, de sélection et de project sourcing eux-mêmes, y compris les contacts par e-mail, par téléphone ou sur un site client ;
les données de nos propres collaborateurs et consultants freelances pendant leur emploi ou leur mission (voir la section 3.4 et les délais de conservation à la section 8).

Cette politique ne couvre pas :

le traitement par un client après que nous lui avons transmis votre profil selon ce qui a été convenu avec vous : ce client en est alors lui-même responsable du traitement, sous sa propre politique de confidentialité (voir section 6) ;
les sites de tiers vers lesquels nous renvoyons.

3. Données personnelles que nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

3.1 Données que vous fournissez directement

Coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et nom de société lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ou nous contactez
Données de candidat : CV, expérience professionnelle, formation, compétences, certifications, langues, disponibilité, attentes salariales ou tarifaires et autres informations pertinentes pour un placement, lorsque vous postulez ou vous inscrivez comme candidat
Données de client : informations sur la société, coordonnées des représentants, exigences de projet et besoins en personnel
Données de communication : le contenu des e-mails, messages et autres échanges avec nous, ainsi que les notes qu'un recruteur ajoute à votre dossier après un entretien
Préférences d'alertes emploi : les secteurs, disciplines et régions sur lesquels vous souhaitez être informé

3.2 Données collectées automatiquement

Journaux du serveur : notre hébergeur enregistre votre adresse IP, l'heure, la page demandée, le code de statut, votre type de navigateur et votre système d'exploitation. Nous utilisons ces données pour surveiller la sécurité du site et détecter les pannes.

Nous n'utilisons aucun cookie analytique, marketing ou de suivi et ne mesurons pas le comportement de navigation individuel. Voir la section 11 pour ce qui est conservé sur votre appareil.

3.3 Données provenant d'autres sources

Toutes vos données ne proviennent pas directement de vous. Nous pouvons également les obtenir depuis :

des profils professionnels accessibles au public, des plateformes d'emploi et des bases de CV, lorsque nous approchons nous-mêmes des candidats ;
des recommandations de consultants, de collaborateurs ou de relations de notre réseau ;
le VDAB et des services de placement comparables, lorsqu'une offre passe par ce canal ;
des références auprès d'anciens employeurs ou donneurs d'ordre, selon ce qui a été convenu au préalable avec vous ;
des registres publics d'entreprises et de commerce, pour notre activité commerciale.

Si nous vous approchons sur la base de telles données, nous vous indiquons dès le premier contact d'où elles proviennent et renvoyons à cette politique.

3.4 Données que nous ne demandons pas

Nous ne vous demandons aucune donnée relative à la santé, aux convictions religieuses ou philosophiques, aux opinions politiques, à l'affiliation syndicale, à l'origine ethnique ou à l'orientation sexuelle, ni aucune donnée judiciaire. Certains clients de la production pharmaceutique imposent des conditions supplémentaires aux personnes travaillant sur leur site, comme une déclaration d'aptitude médicale ou un extrait de casier judiciaire. Ces documents circulent directement entre vous et le client ou le service de médecine du travail ; nous n'en conservons aucune copie dans votre dossier de candidat.

Si vous entrez chez nous comme travailleur ou commencez à travailler pour nous comme freelance, nous traitons en outre les données exigées par la législation du travail, de la sécurité sociale et fiscale : votre numéro de registre national, votre numéro de compte, votre situation familiale pour le précompte professionnel, les données de prestations et d'absences, ainsi que les attestations exigées par le client pour accéder à son site. La base juridique est l'exécution de votre contrat de travail ou de collaboration et nos obligations légales ; les délais de conservation figurent à la section 8. Du service de médecine du travail, nous ne recevons que la conclusion d'aptitude, jamais de données médicales.

3.5 Obligatoire ou facultatif

Votre nom, votre adresse e-mail et votre CV sont nécessaires pour traiter votre candidature et vous présenter à un client ; sans eux, ce n'est pas possible. Tous les autres champs sont facultatifs, et leur omission n'a d'autre conséquence qu'une mise en correspondance moins précise.

4. Finalités et bases légales

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, sur les bases légales correspondantes :

4.1 Exécution du contrat et mesures précontractuelles

Mettre les candidats en relation avec des opportunités et des missions adaptées
Fournir des services de project sourcing et de conseil aux clients
Gérer les profils de candidats et les candidatures
Présenter votre profil à un client pour une mission déterminée, selon ce qui a été convenu au préalable avec vous (voir la section 6)
Communiquer au sujet des opportunités, des entretiens et des placements
Suivre les missions, traiter les timesheets et facturer

4.2 Intérêts légitimes

Répondre aux questions et accompagner les candidats et les clients
Améliorer nos sites et nos services et détecter les pannes
Constituer et entretenir notre vivier de talents pour de futures opportunités
Demander des références auprès d'un ancien employeur ou donneur d'ordre, selon ce qui a été convenu avec vous
Promouvoir nos services auprès de clients existants, toujours avec une possibilité de désinscription
Maintenir la sécurité de nos systèmes et prévenir les abus

Pour chacune de ces finalités, nous avons mis en balance notre intérêt et vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à tout moment à ces traitements (voir la section 10).

4.3 Obligations légales

Respecter les obligations fiscales, comptables, sociales et de déclaration
Répondre aux demandes légitimes des autorités

4.4 Consentement

Envoyer des alertes emploi et d'autres communications marketing à une adresse e-mail personnelle

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Cela ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

5. Utilisation de l'intelligence artificielle

Dans notre propre système de suivi des candidatures, nous utilisons une assistance par IA lors du traitement des candidatures. Concrètement :

Extraction de champs : des données structurées (formation, expérience professionnelle, compétences, langues) sont extraites d'un CV téléversé afin de ne pas devoir être recopiées manuellement.
Synthèse : un aperçu succinct d'un profil, comme aide pour le recruteur qui traite le dossier.
Recherche et mise en correspondance : les profils sont classés selon leur similarité de fond avec une offre, à titre de suggestion dans les résultats de recherche du recruteur.

Ce traitement passe par des fournisseurs d'IA qui agissent en qualité de sous-traitants, dans les conditions décrites à la section 6.2. Une partie d'entre eux est établie en dehors de l'Espace économique européen (voir la section 7).

Pas de décision automatisée. Une suggestion de l'IA n'est jamais une décision. Que vous soyez contacté, présenté ou sélectionné est toujours décidé par un recruteur qui examine votre profil complet. Il n'y a donc pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD. Vous pouvez vous opposer à ce traitement (voir la section 10).

6. Partage avec des tiers

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les mettons pas à disposition à des fins de marketing de tiers. Nous les partageons en revanche avec les destinataires suivants :

6.1 Clients

Votre profil n'est jamais diffusé sans que vous le sachiez. Nous convenons au préalable avec vous du client et de la mission pour lesquels nous transmettons votre CV ou votre profil. Cet accord se fait mission par mission.

Dès qu'un client reçoit vos données, il en devient responsable du traitement autonome : il décide lui-même pour quoi et combien de temps il les utilise, sous sa propre politique de confidentialité. À partir de ce moment, vous pouvez aussi exercer vos droits directement auprès de ce client. Nous demandons à nos clients de n'utiliser vos données que pour la mission concernée, mais nous n'avons aucun contrôle sur leurs systèmes. Sur simple demande, nous vous indiquons à quels clients votre profil a été transmis.

6.2 Prestataires de services

Des fournisseurs externes qui traitent uniquement pour notre compte et sur nos instructions, liés par un contrat de sous-traitance. Il s'agit des catégories suivantes :

le fournisseur de notre système de suivi des candidatures, y compris la page de candidature où vous introduisez votre dossier ;
les hébergeurs de nos sites et de notre système interne ;
notre environnement de messagerie, d'agenda et de documents ;
les fournisseurs d'IA décrits à la section 5 ;
notre logiciel de comptabilité et de facturation et notre secrétariat social.

Une liste actualisée des fournisseurs concernés, avec leur rôle et leur pays d'établissement, peut être demandée via info@engiflex.be.

6.3 Références

Nous convenons au préalable avec vous des anciens employeurs ou donneurs d'ordre que nous pouvons contacter, et nous nous limitons à votre parcours professionnel. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

6.4 Autres destinataires

Conseillers professionnels : comptables, avocats, assureurs et autres conseillers lorsque cela est nécessaire à la gestion de l'entreprise.
Autorités et services de placement : le VDAB et des services comparables lorsqu'une offre ou une mise à l'emploi passe par ce canal.
Exigences légales : lorsque la loi l'impose, sur ordre d'un tribunal ou à la demande légitime d'une autorité.
Transfert d'entreprise : en cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'activités, l'acquéreur étant tenu aux mêmes conditions.

7. Transferts en dehors de l'EEE

Nos clients sont à ce jour tous établis au sein de l'Espace économique européen. Votre profil n'est donc pas présenté en dehors de l'EEE sans que nous en convenions au préalable avec vous.

Une partie de nos prestataires l'est en revanche. En particulier, les données de notre système de suivi des candidatures sont stockées sur des serveurs situés aux États-Unis, et une partie des services d'IA de la section 5 ainsi que notre environnement de messagerie et de documents sont des fournisseurs américains.

Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les garanties prévues par le RGPD : une décision d'adéquation de la Commission européenne lorsqu'elle existe (dont le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les destinataires certifiés) et, à défaut, les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées par des mesures techniques et organisationnelles. Un aperçu des transferts et une copie des garanties utilisées peuvent être demandés via info@engiflex.be.

8. Durée de conservation

Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Sauf mention contraire, les délais ci-dessous courent à partir de votre dernier contact significatif avec nous :

Données de candidats, candidatures et vivier de talents : jusqu'à 3 ans. Un entretien, une nouvelle candidature, une réponse à une alerte emploi ou un message de votre part fait repartir ce délai. Vous pouvez à tout moment demander une suppression anticipée.
Consultants placés par notre intermédiaire : pendant la durée de l'emploi ou de la mission, augmentée des délais imposés par la législation sociale, fiscale et comptable. Pour les documents sociaux, 5 ans après la fin de l'occupation. Les clients du secteur pharmaceutique sont en outre tenus, en vertu de leurs propres exigences qualité, de conserver plus longtemps le CV et le dossier de formation des personnes travaillant sur leur site ; cette conservation relève de leur responsabilité.
Données de clients : pendant la durée de la relation commerciale. Nous conservons ensuite les dossiers contractuels 10 ans, le délai de prescription des actions contractuelles, et les pièces comptables 7 ans.
Formulaires de contact : jusqu'à 2 ans, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour une communication en cours.
Alertes emploi : jusqu'à votre désinscription, puis au maximum 1 an afin de pouvoir démontrer que la désinscription a été exécutée.
Journaux du serveur : aussi longtemps que notre hébergeur les conserve, 12 mois au maximum.

Deux exceptions à ces délais. Lorsqu'une loi nous impose de conserver des données plus longtemps, nous suivons cette loi. Et lorsqu'une plainte, un litige ou une action est en cours ou raisonnablement prévisible, nous conservons les données concernées jusqu'au règlement définitif de l'affaire et l'expiration du délai de prescription. Le RGPD le prévoit expressément pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

9. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction.

Aucune méthode de transmission par internet ou de stockage électronique n'est toutefois sûre à 100%. Bien que nous nous efforcions de protéger vos données, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

10. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d'accès : vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : vous pouvez nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement : dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données ("droit à l'oubli").
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez nous demander de limiter l'utilisation de vos données.
Droit à la portabilité des données : vous pouvez, dans certaines circonstances, demander vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Droit d'opposition. Lorsque nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime (par exemple pour conserver votre profil dans notre vivier de talents), vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière. S'il s'agit de marketing direct, vous ne devez pas motiver votre opposition et nous cessons immédiatement.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous via info@engiflex.be. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si votre demande est complexe, ou si nous en recevons plusieurs de votre part, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois ; nous vous en informons dans le premier mois. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons demander des informations complémentaires, jamais plus que nécessaire pour vous identifier.

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos données correctement, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be

11. Cookies et technologies similaires

Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Nos sites n'utilisent que le stockage strictement nécessaire au fonctionnement du site tel que vous l'avez réglé. Aucun consentement n'est requis pour cela au titre de la directive ePrivacy, raison pour laquelle nous n'affichons pas de bandeau cookies.

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La police de caractères de notre identité visuelle est servie depuis nos propres serveurs ; aucune requête n'est donc envoyée à un fournisseur externe. Par ailleurs, notre hébergeur enregistre des données techniques sur votre visite, comme décrit à la section 3.2. Aucun cookie n'est placé pour cela non plus.

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via les paramètres de votre navigateur. Attention : si vous supprimez le cookie de préférence de langue, le site détectera automatiquement votre langue lors de votre prochaine visite.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques ou dans les exigences légales. Nous publierons la politique mise à jour sur cette page avec une nouvelle date de "Dernière mise à jour". Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.

En cas de modifications importantes affectant substantiellement vos droits, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer, par exemple par e-mail ou par un avis sur notre site.

13. Contact

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière de données, contactez-nous :

EngiFlex BV
Kleine Amer 15, 2870 Puurs-Sint-Amands, Belgique
E-mail : info@engiflex.be
Site web : Page de contact