Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe EngiFlex ("wij", "ons" of "onze") je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt wanneer je onze websites bezoekt, solliciteert, onze diensten gebruikt of anderszins met ons in contact komt.

Als project sourcing consultancybureau verwerken we persoonsgegevens van kandidaten, consultants, klanten en websitebezoekers. We zetten ons in om je privacy te beschermen en je gegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

EngiFlex BV
Kleine Amer 15, 2870 Puurs-Sint-Amands, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE0792584030
E-mail: info@engiflex.be
Website: engiflex.be

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Vragen over dit beleid en verzoeken om je rechten uit te oefenen komen terecht bij ons vast aanspreekpunt via info@engiflex.be.

2. Reikwijdte van dit beleid

Dit beleid geldt voor alle verwerkingen waarvoor EngiFlex verantwoordelijk is:

• de website engiflex.be, inclusief het contactformulier;
• de vacaturesite jobs.engiflex.be;
• de sollicitatiepagina waarnaar onze vacatures doorlinken en die door de leverancier van ons kandidaatvolgsysteem wordt gehost;
• onze jobalerts en overige e-mailcommunicatie met kandidaten en klanten;
• de rekruterings-, selectie- en project sourcingdiensten zelf, ook wanneer het contact per e-mail, telefoon of op een klantsite verloopt;
• de gegevens van onze eigen medewerkers en freelance consultants tijdens hun tewerkstelling of opdracht (zie sectie 3.4 en de bewaartermijnen in sectie 8).

Dit beleid geldt niet voor:

• de verwerking door een klant nadat we je profiel volgens afspraak met jou hebben bezorgd: die klant is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen privacybeleid (zie sectie 6);
• websites van derden waarnaar we linken.

3. Welke persoonsgegevens we verzamelen

We kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

3.1 Gegevens die je rechtstreeks verstrekt

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam wanneer je ons contactformulier invult of contact met ons opneemt
• Kandidaatgegevens: cv, werkervaring, opleiding, vaardigheden, certificeringen, talenkennis, beschikbaarheid, loon- of tariefverwachtingen en andere informatie die relevant is voor een plaatsing, wanneer je solliciteert of je als kandidaat registreert
• Klantgegevens: bedrijfsinformatie, contactgegevens van vertegenwoordigers, projectvereisten en personeelsbehoeften
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, berichten en andere correspondentie met ons, en de notities die een recruiter na een gesprek in je dossier maakt
• Voorkeuren voor jobalerts: de sectoren, disciplines en regio's waarover je bericht wil krijgen

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• Serverlogboeken: onze hostingprovider registreert je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, de statuscode, je browsertype en je besturingssysteem. We gebruiken deze gegevens om de beveiliging van de site te bewaken en storingen op te sporen.

We gebruiken geen analytische, marketing- of trackingcookies en meten geen individueel surfgedrag. Zie sectie 11 voor wat er wél op je toestel wordt bewaard.

3.3 Gegevens uit andere bronnen

Niet al je gegevens komen rechtstreeks van jou. We kunnen ze ook verkrijgen uit:

• publiek toegankelijke professionele profielen, vacatureplatformen en cv-databanken, wanneer we zelf kandidaten benaderen;
• doorverwijzingen door consultants, medewerkers of relaties uit ons netwerk;
• de VDAB en vergelijkbare bemiddelingsdiensten, wanneer een vacature via dat kanaal loopt;
• referenties bij vorige werkgevers of opdrachtgevers, volgens wat we vooraf met je hebben afgesproken;
• openbare bedrijfs- en handelsregisters voor onze klantwerking.

Benaderen we je op basis van zulke gegevens, dan zeggen we je bij het eerste contact waar we ze vandaan hebben en verwijzen we naar dit beleid.

3.4 Gegevens die we niet vragen

We vragen je geen gegevens over gezondheid, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, politieke opvattingen, syndicaal lidmaatschap, etnische afkomst of seksuele geaardheid, en evenmin strafrechtelijke gegevens. Sommige klanten in de farmaceutische productie stellen aan wie op hun site werkt bijkomende voorwaarden, zoals een medische geschiktheidsverklaring of een uittreksel uit het strafregister. Die documenten lopen rechtstreeks tussen jou en de klant of de arbeidsgeneeskundige dienst; wij nemen er geen kopie van op in je kandidaatdossier.

Kom je bij ons in dienst of ga je als freelancer voor ons aan de slag, dan verwerken we daarnaast de gegevens die de arbeids-, sociale-zekerheids- en fiscale wetgeving oplegt: je rijksregisternummer, rekeningnummer, gezinssituatie voor de bedrijfsvoorheffing, prestatie- en afwezigheidsgegevens, en de attesten die de klant voor toegang tot zijn site vereist. De rechtsgrond is de uitvoering van je arbeids- of samenwerkingsovereenkomst en onze wettelijke verplichtingen; de bewaartermijnen staan in sectie 8. Van de arbeidsgeneeskundige dienst ontvangen we enkel de conclusie of je geschikt bent, nooit medische gegevens zelf.

3.5 Verplicht of vrijwillig

Je naam, e-mailadres en cv zijn nodig om je kandidatuur te kunnen behandelen en je aan een klant te kunnen voorstellen; zonder die gegevens gaat dat niet. Alle overige velden zijn optioneel, en het weglaten ervan heeft geen ander gevolg dan dat we minder gericht kunnen matchen.

4. Doeleinden en rechtsgrond

We verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de bijbehorende rechtsgronden:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst en stappen daaraan voorafgaand

• Kandidaten matchen met passende jobopportuniteiten en opdrachten
• Project sourcing- en consultancydiensten leveren aan klanten
• Kandidaatprofielen en sollicitaties beheren
• Je profiel aan een klant voorstellen voor een concrete opdracht, volgens wat we vooraf met je hebben afgesproken (zie sectie 6)
• Communiceren over opportuniteiten, gesprekken en plaatsingen
• Opdrachten opvolgen, timesheets verwerken en factureren

4.2 Gerechtvaardigde belangen

• Vragen beantwoorden en ondersteuning bieden aan kandidaten en klanten
• Onze websites en diensten verbeteren en storingen opsporen
• Onze talentenpool opbouwen en onderhouden voor toekomstige opportuniteiten
• Referenties opvragen bij een vorige werkgever of opdrachtgever, volgens wat we met jou hebben afgesproken
• Onze diensten promoten bij bestaande klanten, telkens met een uitschrijfmogelijkheid
• De beveiliging van onze systemen handhaven en misbruik voorkomen

Voor elk van deze doeleinden hebben we ons belang afgewogen tegen jouw rechten en vrijheden. Je kan je op elk moment tegen deze verwerkingen verzetten (zie sectie 10).

4.3 Wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan fiscale, boekhoudkundige, sociale en rapporteringsverplichtingen
• Reageren op rechtmatige verzoeken van autoriteiten

4.4 Toestemming

• Jobalerts en andere marketingcommunicatie naar een persoonlijk e-mailadres sturen

Je kan je toestemming op elk moment intrekken. Dat doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Gebruik van artificiële intelligentie

In ons eigen kandidaatvolgsysteem gebruiken we AI-ondersteuning bij het verwerken van sollicitaties. Concreet gaat het om:

• Veldextractie: uit een geüpload cv worden gestructureerde gegevens gehaald (opleiding, werkervaring, vaardigheden, talen), zodat ze niet manueel moeten worden overgetikt.
• Samenvatting: een beknopt overzicht van een profiel, als hulpmiddel voor de recruiter die het dossier behandelt.
• Zoeken en matchen: profielen worden op inhoudelijke gelijkenis met een vacature gerangschikt, als suggestie in de zoekresultaten van de recruiter.

Deze verwerking gebeurt via AI-dienstverleners die als verwerker optreden, onder de voorwaarden beschreven in sectie 6.2. Een deel van hen is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd (zie sectie 7).

Geen geautomatiseerde besluitvorming. Een AI-suggestie is nooit een beslissing. Of je wordt gecontacteerd, voorgesteld of geselecteerd, beslist altijd een recruiter die je volledige profiel bekijkt. Er is dus geen sprake van besluitvorming die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust in de zin van artikel 22 AVG. Je kan bezwaar maken tegen deze verwerking (zie sectie 10).

6. Delen met derden

We verkopen je persoonsgegevens niet en stellen ze niet ter beschikking voor de marketingdoeleinden van derden. We delen ze wel met de volgende ontvangers:

6.1 Klanten

Je profiel wordt nooit ongevraagd rondgestuurd. We spreken vooraf met je af aan welke klant en voor welke opdracht we je cv of profiel bezorgen. Die afspraak maken we per opdracht.

Zodra een klant je gegevens ontvangt, wordt hij daarvoor een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt zelf waarvoor en hoe lang hij ze gebruikt, onder zijn eigen privacybeleid. Vanaf dat moment kan je je rechten ook rechtstreeks bij die klant uitoefenen. We vragen onze klanten je gegevens enkel voor de betrokken opdracht te gebruiken, maar we hebben geen controle over hun systemen. Op eenvoudig verzoek laten we je weten aan welke klanten je profiel is bezorgd.

6.2 Dienstverleners

Externe leveranciers die uitsluitend namens ons en op onze instructie verwerken, gebonden door een verwerkersovereenkomst. Het gaat om de volgende categorieën:

• de leverancier van ons kandidaatvolgsysteem, inclusief de sollicitatiepagina waarop je je kandidatuur indient;
• de hostingproviders van onze websites en van ons interne systeem;
• onze e-mail-, agenda- en documentomgeving;
• de AI-dienstverleners beschreven in sectie 5;
• onze boekhoud- en facturatiesoftware en ons sociaal secretariaat.

Een actuele lijst van de betrokken leveranciers, met hun rol en vestigingsland, kan je opvragen via info@engiflex.be.

6.3 Referenties

We spreken vooraf met je af welke vorige werkgevers of opdrachtgevers we mogen contacteren, en we beperken ons tot je professioneel functioneren. Je kan je daar op elk moment tegen verzetten.

6.4 Overige ontvangers

• Professionele adviseurs: accountants, advocaten, verzekeraars en andere adviseurs wanneer dat nodig is voor de bedrijfsvoering.
• Overheden en bemiddelingsdiensten: de VDAB en vergelijkbare diensten wanneer een vacature of tewerkstelling via dat kanaal loopt.
• Wettelijke vereisten: wanneer dit wettelijk verplicht is, op bevel van een rechtbank of op rechtmatig verzoek van een overheid.
• Overdracht van de onderneming: bij een fusie, overname of overdracht van activiteiten, waarbij de verkrijger aan dezelfde voorwaarden gebonden is.

7. Doorgifte buiten de EER

Onze klanten zijn op dit ogenblik allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd. Je profiel wordt dus niet buiten de EER voorgesteld zonder dat we dat vooraf met je afspreken.

Een deel van onze dienstverleners is dat wel. In het bijzonder worden de gegevens in ons kandidaatvolgsysteem opgeslagen op servers in de Verenigde Staten, en zijn ook een deel van de AI-diensten uit sectie 5 en onze e-mail- en documentomgeving Amerikaanse aanbieders.

Voor deze doorgiften steunen we op de waarborgen die de AVG voorziet: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie waar dat bestaat (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers) en anders de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen. Een overzicht van de doorgiften en een kopie van de gebruikte waarborgen kan je opvragen via info@engiflex.be.

8. Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De termijnen hieronder lopen telkens vanaf je laatste betekenisvolle contact met ons, tenzij anders vermeld:

• Kandidaatgegevens, sollicitaties en talentenpool: tot 3 jaar. Een gesprek, een nieuwe sollicitatie, een reactie op een jobalert of een bericht van jou start die termijn opnieuw. Je kan op elk moment om eerdere verwijdering vragen.
• Consultants die via ons aan de slag gaan: zolang de tewerkstelling of opdracht loopt, plus de termijnen die de sociale, fiscale en boekhoudkundige wetgeving oplegt. Voor sociale documenten is dat 5 jaar na het einde van de tewerkstelling. Klanten in de farmaceutische sector moeten op grond van hun eigen kwaliteitsvoorschriften het cv en het opleidingsdossier van wie op hun site werkt langer bijhouden; die bewaring gebeurt onder hun verantwoordelijkheid.
• Klantgegevens: voor de duur van de zakelijke relatie. Contractdossiers bewaren we daarna 10 jaar, de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen; boekhoudkundige stukken 7 jaar.
• Contactformulieren: tot 2 jaar, tenzij een langere bewaring nodig is voor lopende communicatie.
• Jobalerts: tot je je uitschrijft, en daarna hoogstens 1 jaar om te kunnen aantonen dat de uitschrijving is uitgevoerd.
• Serverlogboeken: zolang onze hostingprovider ze bewaart, maximaal 12 maanden.

Twee uitzonderingen op deze termijnen. Waar een wet ons oplegt gegevens langer bij te houden, volgen we die wet. En loopt er een klacht, een geschil of een vordering, of mogen we die redelijkerwijs verwachten, dan bewaren we de betrokken gegevens tot de zaak definitief is afgehandeld en de verjaringstermijn verstreken is. De AVG voorziet dat uitdrukkelijk voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

9. Gegevensbeveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

Geen enkele methode van verzending via internet of elektronische opslag is echter 100% veilig. Hoewel we ernaar streven je gegevens te beschermen, kunnen we geen absolute veiligheid garanderen.

10. Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we over je bewaren.
• Recht op rectificatie: je kan ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: je kan in bepaalde omstandigheden verzoeken om verwijdering van je gegevens ("recht om vergeten te worden").
• Recht op beperking van de verwerking: je kan ons vragen het gebruik van je gegevens te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kan in bepaalde omstandigheden je gegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht om toestemming in te trekken: berust de verwerking op je toestemming, dan kan je die op elk moment intrekken.

Recht van bezwaar. Verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld om je profiel in onze talentenpool te houden), dan kan je je daar op elk moment tegen verzetten om redenen die met jouw bijzondere situatie te maken hebben. Gaat het om direct marketing, dan hoef je je verzet niet te motiveren en stoppen we onmiddellijk.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem je contact met ons op via info@engiflex.be. We reageren binnen één maand. Is je verzoek complex, of ontvangen we er meerdere van je, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat binnen de eerste maand weten. Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen we bijkomende informatie vragen, nooit meer dan nodig om je te identificeren.

Als je van mening bent dat we je gegevens niet correct hebben behandeld, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Cookies en vergelijkbare technologieën

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat worden opgeslagen wanneer je een website bezoekt. Onze websites gebruiken alleen opslag die strikt noodzakelijk is om de site te laten werken zoals jij hem hebt ingesteld. Daarvoor is onder de ePrivacy-richtlijn geen toestemming vereist, en daarom tonen we ook geen cookiebanner.

Naam	Doel	Duur	Type
ef_lang	Onthoudt je taalvoorkeur (Nederlands, Engels of Frans)	1 jaar	Essentiële cookie
ef_theme	Onthoudt of je de site in lichte of donkere weergave bekijkt	Tot je hem wist	Functionele lokale opslag

We gebruiken geen analytische, marketing- of trackingcookies, geen advertentienetwerken en geen sociale-mediapixels. Er wordt via cookies geen enkel persoonsgegeven verzameld.

Het lettertype van onze huisstijl wordt vanaf onze eigen servers geleverd; daarvoor gaat geen enkele aanvraag naar een externe aanbieder. Wel registreert onze hostingprovider technische gegevens over je bezoek, zoals beschreven in sectie 3.2. Ook daarvoor worden geen cookies geplaatst.

Je kan cookievoorkeuren beheren via de instellingen van je browser. Let op: als je de taalvoorkeurcookie verwijdert, detecteert de website bij je volgende bezoek automatisch je taal.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of in de wettelijke vereisten te weerspiegelen. We plaatsen het bijgewerkte beleid op deze pagina met een nieuwe datum "Laatst bijgewerkt". We raden je aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Bij belangrijke wijzigingen die je rechten wezenlijk beïnvloeden, doen we redelijke inspanningen om je te informeren, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op onze website.

13. Contact

Als je vragen hebt over dit privacybeleid of over onze gegevenspraktijken, neem dan contact met ons op:

EngiFlex BV
Kleine Amer 15, 2870 Puurs-Sint-Amands, België
E-mail: info@engiflex.be
Website: Contactpagina